Wat is een volmacht?

Kunt u als eigenaar in de VvE niet bij de Algemene Ledenvergadering (ALV) aanwezig zijn? Dan kunt u uw stemvolmacht aan iemand anders overdragen, zodat u wel invloed kunt uitoefenen op de beslissingen door de ALV.

U kunt uw volmacht afgeven aan een medebewoner, een familielid of een kennis of, als het splitsingsreglement dit niet verbiedt, aan een bestuurslid. Die mag dan namens u het woord voeren en uw stem uitbrengen. De modelreglementen bepalen dat de volmacht schriftelijk moet worden verleend.

Wij gebruiken een beperkte, schriftelijke volmacht, die kan worden gebruikt voor een specifieke vergadering. De volmacht kan worden voorzien van een steminstructie: daarin staat hoe de gevolmachtigde die op het formulier is vermeld moet stemmen. De volmacht wordt in papieren vorm opgemaakt en ondertekend. Een leeg invulmodel ontvangt u van ons altijd bij de uitnodiging van de ALV.

Geldigheid

Een volmacht is geldig als hij is voorzien van een dagtekening en een ondertekening. De voorzitter van de ALV kan verlangen dat de gevolmachtigde het origineel van de volmacht toont. Het is belangrijk om de geldigheid van de volmacht te controleren: stemmen die op grond van een ongeldige volmacht worden uitgebracht, gelden als NIET uitgebracht. Een ongeldige volmacht telt ook niet mee voor het quorum.

Verschillen per modelsplitsingsreglement

De verschillende modelsplitsingsreglementen (artikelen 35 MR 1973, 36 MR 1983 en 1992, 49 MR 2006, en 53.1 MR 2017) bieden de mogelijkheid om als eigenaar per volmacht ter vergadering te verschijnen en het stemrecht uit te oefenen. In de modelsplitsingsreglementen van 2006 en 2017 is daarnaast expliciet opgenomen dat geen volmacht kan worden verleend aan de bestuurder (het orgaan) van de VvE. Dit kan wel als hierover een afwijkende bepaling is opgenomen in het splitsingsreglement. Controleer hiervoor altijd de splitsingsakte van uw VvE.

Volmacht verlenen aan het bestuur

Bij het verlenen van een volmacht komt de formulering van de volmacht dus heel nauw. Indien het op grond van het toepasselijke splitsingsreglement mogelijk is om een volmacht te verlenen aan het bestuur, dan dient de volmacht van de betreffende eigenaar(s) dus te worden verleend aan één specifieke natuurlijke persoon of rechtspersoon. Mocht de volmacht niet zijn verstrekt aan natuurlijke persoon of rechtspersoon, dan zijn de bij die volmacht uitgebrachte stemmen dus niet rechtsgeldig. Dit heeft echter niet tot gevolg dat het besluit van de vergadering daardoor zonder meer nietig is of niet bestaat. Dat hangt af van de stemuitslag. Alleen de betreffende stem telt in de telling niet mee. 

Het is dus belangrijk om voor het uitbrengen van een volmacht eerst de splitsingsakte van uw VvE te controleren op wat er wel en niet mogelijk is.